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L’audit de conformité de paie est une prestation de conseil personnalisée. Une entreprise ou un établissement le demande pour bien sécuriser ses paies. Pour cela, il faut faire appel à des experts.
Objectif de l’audit de conformité de paie
La paie est régie par une législation qui change fréquemment. Par conséquent, ses composants (le taux de cotisation, le barème, le plafond,…..) varient tout le temps. De même pour les règles d’application. Généralement, une entreprise demande un audit de conformité de paie pour au moins 3 raisons. Premièrement, le service de paie n’arrive pas à suivre les dernières évolutions de la règlementation. Ou deuxièmement, un nouveau système de paie est installé. Il faut vérifier s’il est conforme à la législation. Ou troisièmement, le service de paie a des doutes sur les pratiques utilisées actuellement par l’entreprise.
Les objectifs d’un audit de paie sont donc différents selon la raison évoquée par le commanditaire. Cela pourrait être une meilleure appréhension de la législation en vigueur. Ou une évaluation des risques de non-conformité. Cela consiste à faire un diagnostic,mesurer l’écart entre les pratiques de paie et la législation. Il faut ramener cet écart à zéro afin d’éviter un redressement URSSAF. D’un autre côté, un audit pourrait faire ressortir d’éventuelles sources d’économie et optimiser la politique de paie. Par exemple, une meilleure gestion des absences de la maladie.
Le déroulement d’un audit de paie
La première étape est le cadrage de la mission. Les consultants et le commanditaire doivent d’abord se mettre en accord sur les objectifs. Puis sur l’étendu de l’audit. Cela veut dire sur l’intégralité du contenu de la fiche de paie ou sur certaines rubriques seulement, ou encore sur la totalité de l’entreprise ou sur une partie seulement…. Et ensuite le chargé de mission donne des précisions sur les moyens et les méthodes qu’il va utiliser. Puis l’équipe va recueillir les informations et les documents qu’il a besoin auprès du personnel du service paie : conventions et accords entre les différentes entités relatives à la politique de paie de l’entreprise, les fiches de paie, les contrats de travail…
La deuxième étape est celle de l’analyse. Elle est consacrée à l’étude documentaire et à l’analyse des pratiques en vigueur dans l’entreprise. Généralement, l’analyse part toujours d’un document : la fiche de paix. Il faut prendre une à une les rubriques sélectionnées lors de la première étape. Chaque rubrique sera traitée comme suit : premièrement, détecter les anomalies dans les différents composants et dans les principes de calcul. Puis analyser les écarts par rapport aux textes contenus dans la législation et dans les conventions. Et enfin préconiser, c’est-à-dire donner des recommandations pour les éventuelles rectifications. Quant à l’étude documentaire, elle peut porter sur différents sujets : les contrats de travail, les retenus sur salaire, les charges sociaux…
La troisième étape est celle de la remise et de l’explication du bilan. A la fin de l’audit, un bilan est dressé par les experts. Un rapport est remis au commanditaire. Celui-ci devrait mettre en exergue les différents points concernant les objectifs de l’audit que les deux parties ont fixé en amont. D’autres volets, jugés importants, aussi peuvent faire l’objet d’une notation.