Table des matières
Les opérations bancaires peuvent être enregistrées de différentes façons dans la comptabilité :
- Mandat EBICS via import directement
- Un logiciel qui permet de dématérialiser des pièces comptables et de paramétrer une saisie quasi-automatique des pièces comptables grâce à un système d’OCR (reconnaissance optique de caractère)
- Manuellement par saisie.
Le mandant EBICS
Nous présenterons tout d’abord le mandant EBICS. Les logiciels de reconnaissance et la saisie manuelle peuvent également être utilisés pour saisir les achats et ventes. Nous expliquerons donc leur fonctionnement lors du traitement des achats et ventes.
EBICS permet l’échange de données entre les entreprises et leurs banques. C’est un protocole de communication sécurisé sous IP (Internet Protocol) qui remplace les protocoles ETEBAC. Son utilisation par une entreprise repose sur la signature avec sa banque d’un contrat de banque électronique. EBICS permet une sécurité optimale pour le transport des données. Les échanges sont sécurisés par certificats (authentification, chiffrement et signature).
3 étapes sont nécessaires pour la mise en place du mandat EBICS :
- Accord du client par signature de mandats sur lequel les comptes concernés sont indiqués.
- Souscription à un abonnement auprès de la banque
- Réception des identifiants EBICS.
Cette solution amène un gain de temps puisque les montants et le compte comptable (512) de la banque concernée ne sont pas à saisir. Tandis que les comptes de tiers pour la comptabilité d’engagement et les comptes de charge ou produit pour la comptabilité de trésorerie peuvent en partie être automatisées par paramètre.
Attention en comptabilité de trésorerie, les écritures comptables de la banque sont associées avec les comptes de charges et produits et non les comptes de tiers (hors cas ou nous ne disposons pas de pièce justificative ou si l’opération ne concerne pas une charge ou produit). Le paramétrage qui crée cette automatisation des écritures comptables se fait par reconnaissance du libellé pièce qui est lui automatiquement généré par la banque (il s‘agit du libellé accompagnant l’opération sur le relevé bancaire).
En bref, l’automatisation ne peut être importante en comptabilité de trésorerie, car il est difficile d’associer un ou plusieurs comptes de charges ou produits simplement avec un libellé pièce.
En comptabilité d’engagement les opérations bancaires sont beaucoup plus automatisées du fait que le compte associé à l’opération bancaire est un compte de tiers (hors cas ou l’opération ne concerne pas une charge ou produit). Un fournisseur ou client peut être facilement identifié par un libellé.
Un logiciel de reconnaissance OCR
La saisie de la banque par reconnaissance OCR se fait par des paramètres. On indique par exemple au logiciel qu’à X centimes du bord de la feuille numérisé tous les chiffres doivent être enregistrés dans ce compte.
Dans des secteurs d’activités où les factures des clients sont encore faites à la main l’utilisation du logiciel peut être compliqué. Un expert comptable à Tours est par exemple spécialisé dans l’agriculture, je doute qu’il utilise ce genre d’outil pour les factures réalisés sur les marchés.
La saisie manuelle
La saisie manuelle se fait de moins en moins car elle est très couteuse en terme de main d’œuvre et apporter de moins en moins de valeur ajouté. Elle consiste à rentrer dans le logiciel chaque montant du relevé dans le compte banque associé. Une opération redondante de plus en plus automatisé.